Aufgaben (ToDos)

Wahrscheinlich das wichtigste Thema im Projektmanagement ist der richtige Umgang mit Aufgaben. Das fängt schon damit an, wie wir Aufgaben beschreiben und darum geht es hier.

Eine Aufgabe sollte immer so beschrieben sein, dass alle die es betrifft das gleiche darunter verstehen. Dass das nicht immer klar, kannst Du Dir sicher vorstellen: Manchmal haben Deine Lehrer:innen vielleicht eine andere Vorstellung davon, was in einem Aufsatz stehen sollte, als Du 😉.

Aufgaben richtig beschreiben

Eine Aufgabe sollte immer so beschrieben sein, dass sie…

  • …verständlich und präzise genug ist – Achtung: nicht wir selbst sollten sie verstehen, sondern auch die anderen, mit denen wir zusammenarbeiten. Manchmal reicht da ein Schlagwort, meistens braucht es aber etwas beschreibenden Text oder Bilder/Skizzen
  • …machbar ist – Aufgaben sollten so sein, dass wir sie auch erledigen können. Wenn wir uns etwas zu vages oder nicht realistisch machbares wünschen, kann das zwar anspornen, führt aber in der Regel zu Frust. 
  • …überprüfbar ist – wir sollten uns vorher überlegen, woran wir erkennen, dass eine Aufgabe erledigt ist. Das klingt irgendwie einfach, ist aber meistens nicht ganz so einfach, weil wir gerne vage und ungenau bleiben. 
  • …einen Termin haben – nicht immer, aber oft haben Aufgaben Termine, bis wann sie erledigt sein sollten. Aufgaben, die noch keinen Termin haben schiebene wir gerne vor uns her und ein termin hilft oft, dass man eine Aufgabe angeht.
  • …eine “Wichtigkeit” haben – manche Dinge sind “nett”, aber nicht unbedingt nötig, andere sind besonders wichtig, weil andere Aufgabe darauf aufbauen oer andere Leute davon abhängen. Wir sehen uns das im Bereich Prioritäten setzen noch genauer an.

Es gibt natürlich unterschiedliche Arten von Aufgaben – “Bau ein Auto” ist sicher anders als “Lege die Farbe einer Kiste fest” – im Prinzip unterscheiden wir grobe und genaue Aufgabenstellungen: 

Grobe Aufgabenstellung

Eine grobe Aufgabenstellung ist noch nicht gut abschätzbar – wir wissen im Prinzip, was wir machen wollen, aber wir haben noch keine genaue Vorstellung davon, wie das geht.

Um eine grobe Aufgabenstellung angehen zu können, müssen wir die erst einmal aufteilen.

Genaue Aufgabenstellung

Bei einer genauen Aufgabenstellung können wir mit einiger Sicherheit sagen, wie lange wir dafür brauchen können.

Idealerweise kann so eine Aufgabe von einer Person in einer relativ kurzen Zeit umgesetzt werden.

Achtung: Wenn die Zeitschätzung über ein paar Stunden hinausgeht, solltest Du aufpassen – meistens unterschätzen wir Aufgaben oder überschätzen uns selbst.

Manchmal können wir bei einer Aufgabe zwar sagen, was wir genau tun wollen, aber wir wissen entweder noch nicht genau, was dabei herauskommen soll, oder wir können die Zeit nicht wirklich gut schätzen. In dem Fall können wir uns einfach überlegen, wie lange wir uns Zeit geben wollen.

Wenn wir zum Beispiel ausprobieren wollen, wie gewisse Bauteile funktionieren, oder wie ich einen Microcontroller ansteuern kann, dann kann ich beliebig viel Zeit dafür brauchen – es gibt immer etwas neues zu lernen oder auzuprobieren. Eine Aufgabe “Microcontroller ausprobieren” kann also beliebig lange dauern. Entweder definieren wir uns, was genau herauskommen soll, oder wir sagen, dass wir etwa eine Stunde lang herumspielen werden und danach mehr wissen – das nennt sich Time-Boxing.

Tipps zum Beschreiben von Aufgaben

Am besten beschreiben wir Aufgaben so, dass wir uns vorstellen, wie es aussieht oder wie etwas funktioniert, wenn wir damit fertig sind, oder wie wir zeigen können, dass wir etwas erledigt haben.

Keine gute Aufgabenbeschreibung
Bessere Aufgabenbeschreibung

Zellbestandteile und -funktionen lernen

→ Problem: Wann weiß ich, dass ich gelernt habe

Ich kann die Bestandteile einer Zelle bennenen und deren Funktionen erklären

→ Ich weiß, wie ich zeigen kann, dass die Aufgabe erledigt ist

Microcontroller ausprobieren

→ Problem: Ziel der Aufgabe und Ergebnis unklar

Ich weiß, wie ich ein einfaches Beispielprogramm auf einem Microcontoller zum Laufen bekomme

→ ich habe ein konkretes Ziel und verzettele mich weniger leicht

Ich kenne mich mit dem Arduino aus

→ Problem: Was bedeutet auskennen?

Ich spendiere 2 Stunden, um mich mit den Anschlussmöglichkeiten des Arduinos zu beschäftigen und hinterher mehr zu wissen

→ Ich höre nach einer festen Zeit auf und kann dann wahrscheinlich mehr sagen

Beispiel - Magische Schatzkiste

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