Worum geht es beim Projektmanagement
Bei einem Projekt geht es immer darum, Aufgaben bis zu einem meist fest stehenden Termin mit den zur Verfügung stehenden Mitteln in einer hohen Qualität zu erledigen.
Ein Projekt könnte also der Bau eines Roboters für einen Wettkampf, oder das Entwickeln einer eigenen Idee für einen Wettbewerb wie “Jugend forscht” oder eine Seminararbeit für die Schule sein.
Projekte finden wir also überall – und wenn wir die richtig angehen, machen wir uns vieles leichter!
Was macht ein Projekt schwierig?
Welche der folgenden Situationen kennt ihr aus eurem persönlichen Umfeld – vielleicht aus Teamarbeiten in der Schule oder aus eurem eigenen Arbeitsverhalten?
- Wir schaffen es einfach nicht, mit dem Projekt loszulegen, obwohl uns viele Ideen im Kopf herumschwirren.
- Wir schieben eine Aufgabe ewig vor uns her – meistens bis wir entsprechenden Druck bekommen und sie dann doch machen, nur nicht so gut, wie sie hätte sein können.
- Wir wissen nicht, wie wir anfangen sollen.
- Wir sind fast fertig mit einer Aufgabe, aber dann dauert es doch noch ewig.
- Wir haben unsere Arbeit im Team nicht richtig abgestimmt und machen doppelte Arbeit.
- Wir haben uns im Team nicht richtig abgestimmt und niemand kümmert sich um eine Aufgabe, weil alle denken, dass das schon irgendwer macht.
- Wir haben alle unterschiedliche Vorstellungen davon, was eine bestimmte Aufgabe meint.
- Wir sind zunehmend frustriert und verlieren die Lust an dem Projekt.
- Wir stehen vor so vielen Aufgaben – das schaffen wir nie.
Das sind alles typische Probleme, die in einem Projekt auftreten – und es gibt wohl niemanden, der das nicht kennt!
Wann macht Arbeit Spaß?
Wenn ihr überlegt, wann euch Arbeit richtig Spaß macht, dann kommt ihr vielleicht auf eine der folgenden Situationen:
- Ich wusste genau, was zu tun war
- Die Aufgaben waren machbar und nicht zu schwierig oder zu einfach
- Ich bin vorangekommen und hatte Erfolgserlebnisse
- Ich wusste immer, dass ich es schaffen kann
- Wir haben uns im Team gut verstanden
- Wir haben uns im Team gut ergänzt
- Wir konnten uns aufeinander verlassen
- Wir haben alle ein gemeinsames Bild von dem gehabt, was mir tun wollten
Also worum geht es?
Wir wollen, dass wir motiviert und möglicht mit viel Freude Arbeiten erledigen können. Dazu haben sich vor vielen Jahren ein paar Leute Gedanken gemacht, wie das gehen kann und dazu ein paar Prinzipien aufgeschrieben. Diese heißen etwa so:
Alle, die an einem Projekt mitarbeiten und auch die, die es nur begleiten – AG-Leiter:innen, Coaches, Lehrer:innen, Eltern – gehören zu dem Team. Wir versuchen immer zusammen zu entscheiden, was das Wichtigste bzw. Nützlichste ist und was wir dazu tun müssen
Es ist sehr leicht, sich in Details zu verzetteln, die für das Projektergebnis zwar nett sind, aber nicht wirklich notwendig. Wenn wir mit solchen Arbeiten Zeit verschwenden, fehlt sie uns für die wichtigen Aufgaben – deshalb müssen wir immer überlegen, welche unserer Aufgaben jetzt die wichtigsten sind und die sollten wir zuerst erledigen.
Arbeit, deren Ergebnisse hinterher niemand braucht oder brauchen kann, führt nur zu Frustration. Also sollten wir das lassen.
Beispielsweise ist das detaillierte Planen am Anfang nur sinnvoll, wenn wir schon genug über das Projekt wissen und wie wir es erledigen können. Ansonsten planen wir Dinge, die wir dann doch nicht tun → Ist Müll – kann weg!
Besser, als zu lange zu planen ist es, nur so viel zu planen, wie wir auch schon sicher wissen und lieber Aufgaben einzuplanen, die uns Wissen beschaffen.
Wichtig ist es, das zu planen, was wir überschauen können, das Ziel im Blick zu haben und dann loszulegen.
Das kann übrigens ganz schon knifflig sein.
Bei allen Aufgaben sollten wir uns immer klar sein, was “gut genug” bedeutet. Ergebnisse müssen nicht immer perfekt sein, aber wenn ein getriebe nicht funktioniert (oder nur manchmal), dann ist das eben nicht gut genug.
Spaß an der Arbeit lebt von Erfolgserlebnissen. Wir wollen sehen, wie wir vorankommen und wir wollen gemeinsam sehen, an was wir gerade arbeiten und wie wir vorankommen. So können wir uns Gegenseitig bei Schwierigkeiten schnell helfen und kommen besser vorwärts.
Wenn Dinge nicht ganz klar sind, hilft es nicht, selbst zu spekulieren, was z.B. jemand anderes gemeint haben könnte. Wenn etwas unklar ist oder wir Dinge nicht verstehen, sollten wir diejenigen Fragen, die das wissen können oder uns zumindest im Team auf eine Sichtweise verständigen.
Klingt einfach? Ist es aber nicht und wir fragen viel zu selten…
Nicht immer läuft alles glatt – vielleicht haben wir in den letzten Tagen aneinander vorbei geredet oder wir haben uns im Team gezofft, weil uns Arbeit oder Ergebnisse von anderen nicht gepasst haben – das passiert auch den besten Profis!
Wichtig ist, dass wir uns dann zusammensetzen und überlegen, wie wir unsere Arbeit in Zukunft beser machen können.
Es ist kein Problem Fehler zu machen – aber wir sollten sie nicht ständig wiederholen!